اجارهنامه و املاک و اسکان دو سامانه جدا نیستند که هر کدام کار خودشان را بکنند. آییننامه، تبادل برخط اطلاعات میان سازمان ثبت و وزارت راه و شهرسازی را الزامی کرده است تا از معاملات معارض جلوگیری شود و اطلاعات اجاره در استعلامات منعکس گردد.
دو مسیر تبادل اطلاعات
ماده ۲۹ آییننامه ماده ۳ قانون الزام، یک جریان دوطرفه تعریف کرده است.
از سازمان ثبت به وزارت راه و شهرسازی
سازمان موظف است با رعایت مقررات قانون مدیریت دادهها و اطلاعات ملی و با حفظ حریم خصوصی و رعایت محرمانگی، و بهمنظور بهروزرسانی اطلاعات مربوط به املاک، مالکین و ساکنین و کشف بازه قیمت و اجارهبها — موضوع مواد ۳ و ۸ قانون ساماندهی بازار زمین، مسکن و اجارهبها مصوب ۱۴۰۳ و صرفاً در چارچوب اطلاعات تصریحشده در آن مواد — اطلاعات مربوط به معاملات اموال غیرمنقول را با استفاده از اطلاعات موجود در سامانه و با ایجاد سرویس برخط و آنی به وزارت راه و شهرسازی ارائه نماید.
از وزارت راه و شهرسازی به سامانه ثبت
در ادامه همان ماده، وزارت راه و شهرسازی نیز در راستای اجرای ماده ۱۰ قانون ساماندهی بازار زمین، مسکن و اجارهبها و بهمنظور جلوگیری از انجام معاملات معارض و انعکاس در استعلامات، مکلف شده است اطلاعات قراردادهای اجاره را بهصورت برخط و آنی به سامانه اعلام کند.
نتیجه عملی: وقتی ملکی در اجاره است، این وضعیت میتواند در استعلامات منعکس شود. خریدار احتمالی دیگر با ملکی روبهرو نمیشود که وضعیت استیجاریاش پنهان مانده باشد.
اطلاعرسانی محدودیتها به خریدار
دستورالعمل تنظیم قرارداد یکسان این حلقه را کامل کرده است: سازمان مکلف است محدودیتهای ثبتشده در دفتر الکترونیک املاک — از قبیل رهن، صلح یا اجاره — را به منتقلالیه از طریق پیامک اطلاع دهد.
یعنی اگر ملکی را میخرید و آن ملک قرارداد اجاره ثبتشدهای دارد، پیش از امضا از آن باخبر میشوید. مسیر مشابه برای رهن را در ملک در رهن بانک بررسی کردهایم.
کد پستی و سامانه املاک و اسکان در فرآیند ثبت
جدا از تبادل داده میان دستگاهها، خود شما هم در فرآیند ثبت با این سامانه سروکار دارید. کد پستی ثبتشده در سامانه املاک و اسکان به نشانی amlak.mrud.ir یکی از اقلامی است که در مسیر ثبت قرارداد به آن نیاز پیدا میکنید؛ و در مرحله ورود اطلاعات اشخاص، نشانی از طریق کد پستی و ارتباط با شرکت ملی پست فراخوانی میشود.
پیش از شروع، وضعیت کد پستی را بررسی کنید
اگر کد پستی ملک یا نشانی محل سکونت طرفین در این سامانه ثبت یا بهروزرسانی نشده باشد، ممکن است در مراحل ثبت با اشکال روبهرو شوید. این بررسی چند دقیقهای، از توقف نیمهراه فرآیند جلوگیری میکند.
چرا این یکپارچگی مهم است؟
- جلوگیری از معاملات معارض. هدفی که ماده ۲۹ صراحتاً نام برده است.
- شفافیت برای خریدار. وضعیت استیجاری ملک از طریق استعلامات و پیامک اطلاعرسانی قابل مشاهده میشود.
- داده معتبر برای سیاستگذاری. کشف بازه قیمت و اجارهبها موضوع مواد ۳ و ۸ قانون ساماندهی بازار زمین، مسکن و اجارهبها.
- حفظ حریم خصوصی. ماده ۲۹ تبادل داده را مشروط به رعایت قانون مدیریت دادهها و اطلاعات ملی، حفظ حریم خصوصی و محرمانگی، و محدود به اطلاعات تصریحشده در همان مواد کرده است.
نکات و اشتباهات رایج
- عدم ثبت یا بهروزرسانی کد پستی. پیش از ورود به سامانه، وضعیت آن را بررسی کنید.
- تصور اینکه ثبت اجاره در یک سامانه از دیگری بینیاز میکند. این دو نظام مکمل یکدیگرند و هرکدام تکالیف خود را دارند.
- خریدار: بیتوجهی به پیامک محدودیتها. پیامک سازمان درباره رهن، صلح یا اجاره را با دقت بخوانید.
- پنهان کردن وضعیت استیجاری ملک. با تبادل برخط اطلاعات، این وضعیت قابل انعکاس در استعلامات است.
مدارک لازم برای ثبت اجارهنامه
| ردیف |
مدرک |
توضیح / نکته مهم |
| ۱ |
حساب کاربری فعال در سامانه ثنا |
برای موجر، مستأجر و هر دو شاهد الزامی است. شماره تلفن همراه ثبتشده در ثنا باید به نام خود شخص و در دسترس باشد. |
| ۲ |
کد پستی ثبتشده در سامانه املاک و اسکان |
در amlak.mrud.ir قابل بررسی و ثبت است؛ نشانی از طریق آن فراخوانی میشود. |
| ۳ |
اصل سند مالکیت حدنگار |
به همراه شناسه یکتای سند برای صحتسنجی ملک. |
| ۴ |
کد ملی و تاریخ تولد طرفین و شاهدان |
برای دریافت کد تأییدیه در هر مرحله. |
| ۵ |
مبلغ ودیعه و اجارهبهای توافقی |
به همراه زمانبندی پرداختها. |
| ۶ |
شماره حساب بانکی طرفین |
برای واریز از مسیر تعیینشده در قرارداد. |
| ۷ |
اطلاعات انشعابات ملک |
شماره اشتراک آب، برق، گاز، فاضلاب و تلفن در صورت وجود. |
| ۸ |
مدارک شخص حقوقی |
شناسه ملی، آخرین روزنامه رسمی و مدرک سمت نماینده، در صورت لزوم. |
جمعبندی
سامانه ثبت و سامانه املاک و اسکان دو نیمه یک تصویرند: یکی معامله را ثبت میکند و دیگری وضعیت سکونت و اجاره را. ماده ۲۹ آییننامه این دو را با تبادل برخط به هم دوخته تا معامله معارض ممکن نباشد و خریدار پیش از امضا از وضعیت واقعی ملک باخبر شود. برای شما بهعنوان کاربر، مهمترین اقدام عملی ساده است: پیش از شروع ثبت، وضعیت کد پستی خود را در املاک و اسکان بررسی کنید.
