فرآیند تقسیم اسناد بین دفاتر اسناد رسمی از طریق پلتفرم‌ها چگونه انجام می‌شود؟

۱. پایان انحصار؛ فلسفه تقسیم عادلانه اسناد

در دهه‌های گذشته، برخی نهادها، بانک‌ها یا حتی مشاوران املاک بزرگ، با ایجاد روابط خاص، تمام اسناد و قراردادهای خود را تنها به یک یا چند دفترخانه مشخص ارجاع می‌دادند. این انحصار باعث می‌شد برخی دفاتر درآمدهای نجومی داشته باشند، در حالی که دفاتر دیگر با مشکل تامین هزینه‌های جاری مواجه بودند.

علاوه بر بی‌عدالتی صنفی، این تمرکزِ بیش از حد باعث کاهش کیفیت خدمات، طولانی شدن صف‌های انتظار برای مردم و افزایش احتمال بروز خطاهای حقوقی در دفاترِ شلوغ می‌شد. قوه قضاییه برای حل این بحران، سامانه «تقسیم اسناد» را طراحی و اجرا کرد که اکنون با پلتفرم‌های ثبت پیش‌نویس (مانند کاتب) یکپارچه شده است.

۲. مکانیزم ظرفیت سیستماتیک

بر اساس مقررات جدید ثبتی، هر دفترخانه اسناد رسمی در طول یک سال دارای محدودیت سیستمی سقف تعداد اسناد تنظیمی است.

این ظرفیت بر اساس میانگین درآمدی دفاتر هر شهر و استان به صورت هوشمند توسط سامانه محاسبه می‌شود. زمانی که تعداد اسناد یک دفترخانه در یک بازه زمانی به سقف مجاز برسد، سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی) به صورت خودکار قفل شده و اجازه تنظیم سند جدیدِ مشمول سهمیه را به آن سردفتر نمی‌دهد تا زمانی که ظرفیت دوره جدید برای وی شارژ شود. این مکانیزم، جریان اسناد را به سمت دفاتری که ظرفیت خالی دارند هدایت می‌کند.

برای اطمینان از اینکه پیش‌نویس قرارداد شما بدون وقفه و در سریع‌ترین زمان ممکن به یک دفترخانه فعال و دارای ظرفیت ارسال می‌شود، تنظیم قرارداد در پلتفرم‌های متصل به هسته ثبتی الزامی است:

۳. نقش پلتفرم‌ها در ارجاع هوشمند پیش‌نویس قراردادها

وقتی مشاور املاک فرآیند ثبت توافقات، احراز هویت و شروط مالی را در پلتفرم به پایان می‌رساند، نوبت به انتخاب محضر و ارسال پیش‌نویس می‌رسد. در این مرحله، الگوریتم‌های توزیع اسناد وارد عمل می‌شوند.

در کلان‌شهری مانند تهران، پلتفرم‌های ثبتی به گونه‌ای برنامه‌ریزی شده‌اند که لیست دفاتری که ظرفیت سهمیه آن‌ها تکمیل نشده و آماده ارائه خدمات هستند را فراخوانی کنند. به عنوان مثال، خریدار و فروشنده می‌توانند از میان لیست دفاتر مجاز و در دسترس، دفاتری را که دارای ظرفیت آزاد و سابقه فعالیت شفاف در سامانه هستند، انتخاب کنند. با فشردن دکمه ارسال، پیش‌نویس مستقیماً در کارتابل اختصاصی همان دفترخانه برای ادامه فرآیند اخذ مفاصاحساب و صدور سند قطعی می‌نشیند.

۴. حفظ حق انتخاب مشتری در چارچوب قانون

آیا توزیع سیستمی اسناد به معنای اجبار مردم به مراجعه به یک دفترخانه خاص است؟ پاسخ منفی است. قانون‌گذار بین توزیع عادلانه و حق انتخاب متعاملین تعادل ایجاد کرده است.

• فیلتر مبتنی بر موقعیت (LBS): پلتفرم‌ها می‌توانند دفاتر اسناد رسمیِ دارای ظرفیت را بر اساس نزدیک‌ترین فاصله جغرافیایی به محل وقوع ملک یا آدرس بنگاه املاک به کاربران پیشنهاد دهند تا از ترددهای غیرضروری شهری جلوگیری شود.
• انتخاب نهایی با طرفین: سیستم تنها یک دفترخانه را تحمیل نمی‌کند، بلکه لیستی از دفاتر فعال در شعاع مدنظر را نمایش می‌دهد و توافق خریدار و فروشنده است که مشخص می‌کند پیش‌نویس به کدام دفتر ارسال شود (مشروط بر اینکه سقف ظرفیت آن دفتر پر نشده باشد).

۵. نتیجه‌گیری؛ ارتقای کیفیت در سایه رقابت سالم

ادغام فرآیند تنظیم قراردادها در پلتفرم‌های نوین با مکانیزم تقسیم اسناد، یک بازی برد-برد برای تمام ارکان نظام معاملاتی کشور است. از یک سو، با حذف رانت و انحصار، دفاتر اسناد رسمی در شرایطی برابر فعالیت می‌کنند و برای جذب سهمیه خود به ارائه خدمات بهتر و برخورد مناسب‌تر با مراجعین ترغیب می‌شوند. از سوی دیگر، سرعت انتقال اسناد افزایش یافته و شهروندان اطمینان می‌یابند که پرونده ملکی آن‌ها درگیر ترافیک کاریِ یک دفترخانه خاص نخواهد شد و روند انتقال قطعی در روان‌ترین حالت ممکن طی می‌شود.