مهلت مراجعه به دفترخانه پس از ثبت قرارداد یکسان، حداکثر سه ماه از تاریخ ثبت قرارداد در سامانه است. در این مدت باید همراه طرف مقابل به دفتر اسناد رسمی انتخابی مراجعه کنید تا محدودیت ثبتی برداشته و سند مالکیت صادر شود. این مهلت با توافق طرفین قابل جابهجایی است، اما نادیده گرفتن آن پرونده شما را وارد مسیرهای پیچیدهتری میکند.
مهلت سهماهه از کی شروع میشود؟
نقطه شروع شمارش، تاریخ ثبت قرارداد در سامانه ثبت الکترونیک اسناد است؛ نه تاریخ تحویل ملک، نه تاریخ پرداخت آخرین قسط و نه تاریخ توافق شفاهی شما با طرف مقابل. همان لحظهای که پس از امضای الکترونیک طرفین و شاهدان، پیامک حاوی کد رهگیری برایتان ارسال میشود، ساعت شروع به کار میکند.
بند ۱ ماده ۱۵ آییننامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، درج این الزام را در متن همه قراردادهای یکسان اجباری کرده است: طرفین باید پس از ثبت قرارداد در سامانه و بهمنظور ادامه فرآیند و رفع محدودیت، حداکثر ظرف سه ماه به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند.
تاریخ دقیق مراجعه در خود قرارداد نوشته میشود
نکتهای که بسیاری از آن غافلاند: شما هنگام تنظیم قرارداد یکسان، فقط دفترخانه را انتخاب نمیکنید؛ روز و ساعت مراجعه را هم مشخص میکنید. طبق ماده ۱۷ آییننامه، این زمان باید در ساعات اداری روزهای غیرتعطیل باشد و شماره دفتر اسناد رسمی در متن قرارداد درج میشود. بنابراین «سه ماه» سقف قانونی است، اما تاریخی که واقعاً باید در آن حاضر شوید، همان تاریخی است که خودتان توافق کردهاید.
روز مراجعه دقیقاً چه اتفاقی میافتد؟
- خریدار ابتدا قسط مربوط به مراجعه به دفترخانه را به حساب امانی واریز میکند؛
- سردفتر استعلامات قانونی و فقدان محدودیت انجام معامله را احراز کرده و حقوق دولتی و وجوه عمومی وصولنشده را بهصورت الکترونیکی دریافت میکند؛
- در صورت احراز فقدان مانع قانونی، خلاصه معامله را برخط به دفتر الکترونیک املاک منعکس مینماید و محدودیت برداشته میشود؛
- مبلغ واریزی از حساب امانی، پس از کسر تعرفه رفع محدودیت، به حساب فروشنده منتقل میشود.
اگر تا پایان ساعت اداری روزِ مراجعه، سردفتر قرارداد را رفع محدودیت نکند، مبلغی که به حساب امانی واریز کردهاید بلافاصله به حساب مبدأ بازمیگردد. بنابراین مراجعه در ساعات ابتدایی روز اداری، انتخاب هوشمندانهتری است.
سردفتر همه استعلامها را از نو نمیگیرد
از آنجا که هنگام ثبت قرارداد یکسان در سکو، استعلام ثبتی بهصورت برخط از سامانه ثبت الکترونیک اسناد اخذ شده است، سازمان ثبت در بخشنامههای سال ۱۴۰۵ تصریح کرده که موجبی برای اخذ مجدد همان استعلام توسط دفترخانه وجود ندارد. این یعنی روز مراجعه شما کوتاهتر و کمدردسرتر از تصور رایج است. متن این ابلاغیهها در بخشنامههای رفع محدودیت سازمان ثبت در دسترس است.
آیا میتوان تاریخ مراجعه را تغییر داد؟
بله، اما در چارچوبی مشخص. ماده ۱۸ آییننامه به طرفین اجازه داده است تا پیش از مراجعه به دفتر اسناد رسمی و صرفاً با توافق یکدیگر، سه مورد را اصلاح کنند:
- زمان پرداخت ثمن؛
- زمان تحویل مورد معامله؛
- زمان مراجعه به دفتر اسناد رسمی.
این اصلاح در همان سکو و با تأیید هر دو طرف انجام میشود. توجه کنید که سایر شروط قرارداد یکسان قابل تغییر نیست؛ ماهیت این قراردادها متحدالشکل و غیرقابل ویرایش است.
اگر دفترخانه انتخابی نتواند سند را ثبت کند
گاهی به دلیل موانع قانونی، امکان ثبت سند در دفترخانه تعیینشده فراهم نمیشود. در این حالت طبق ماده ۱۷ آییننامه، سازمان از طریق سامانه دفتر جایگزین را به طرفین معرفی میکند و لازم نیست خودتان دنبال راهحل بگردید.
اگر در مهلت مراجعه نکنیم چه میشود؟
پاسخ بستگی دارد به اینکه چه کسی غایب بوده است.
حالت اول: یکی از طرفین حاضر نمیشود
این یک اختلاف قراردادی است و مسیر آن با نرفتنِ هر دو طرف فرق دارد. جزئیات این وضعیت، از مطالبه وجه التزام تا اقدامات قانونی بعدی، در مقاله عواقب حقوقی عدم حضور خریدار یا فروشنده در دفترخانه بهتفصیل بررسی شده است.
حالت دوم: هیچکدام مراجعه نمیکنند
بند ۳ ماده ۱۵ آییننامه پیشبینی کرده است که در قراردادهای یکسان، سازوکاری برای الزام به تعیین تکلیف قرارداد تعریف شود؛ در صورتی که ظرف شش ماه از موعد مقرر برای مراجعه، طرفین به دفتر اسناد رسمی مراجعه نکنند. تا آن زمان، محدودیت روی ملک باقی میماند و هیچیک از طرفین نمیتواند معامله تازهای روی آن ثبت کند.
حالت سوم: هر دو منصرف شدهاید
اگر تصمیم مشترک شما بر هم زدن معامله است، معطل ماندن تا پایان مهلت اشتباه است. مسیر درست، بلااثر کردن قرارداد در همان سکو پیش از تأیید نهایی، یا ثبت اقاله است.
نکات و اشتباهات رایج
- خلط مهلت سهماهه با تاریخ تحویل ملک. این دو مستقلاند؛ ممکن است ملک را زودتر تحویل بگیرید و هنوز به دفترخانه نرفته باشید، یا برعکس.
- نرفتن به دلیل آماده نبودن مفاصاحسابها. فروشنده باید از همان روز ثبت قرارداد، تهیه استعلامات و مفاصاحسابهای لازم را شروع کند، نه یک هفته مانده به موعد.
- اتکا به توافق شفاهی برای تعویق. تغییر تاریخ باید در سامانه ثبت شود؛ پیام و تماس تلفنی اثر حقوقی ندارد.
- فراموش کردن واریز قسط مراجعه. بدون این واریز، فرآیند روز مراجعه آغاز نمیشود.
مدارک لازم برای روز مراجعه به دفترخانه
| ردیف |
مدرک |
توضیح / نکته مهم |
| ۱ |
حساب کاربری فعال در سامانه ثنا |
برای همه طرفین الزامی است. شماره تلفن همراه ثبتشده در ثنا باید به نام خود شخص و در دسترس باشد. |
| ۲ |
کد پستی ثبتشده در سامانه املاک و اسکان |
در amlak.mrud.ir قابل بررسی و ثبت است. |
| ۳ |
کارت ملی و شناسنامه اصل هر دو طرف |
حضور شخصی طرفین در دفترخانه لازم است. |
| ۴ |
کد رهگیری و شناسه قرارداد یکسان |
از پیامک سازمان ثبت پس از ثبت قرارداد. |
| ۵ |
اصل سند مالکیت حدنگار |
به همراه بنچاق یا مستندات قبلی در صورت درخواست سردفتر. |
| ۶ |
مفاصاحساب شهرداری و گواهی امور مالیاتی |
بر عهده فروشنده؛ بخشی از استعلامات بهصورت برخط اخذ میشود و بخشی نیازمند اقدام حضوری است. |
| ۷ |
رسید واریز قسط مراجعه به حساب امانی |
پیش از شروع فرآیند در دفترخانه انجام میشود. |
| ۸ |
مدارک شخص حقوقی |
شناسه ملی، آخرین روزنامه رسمی و مدرک سمت نماینده، در صورتی که یکی از طرفین شخص حقوقی باشد. |
جمعبندی
مهلت سهماهه مراجعه به دفترخانه، پلی است میان ثبت قرارداد و تثبیت نهایی مالکیت. نقطه شروع آن روشن است، مسیر تغییرش قانونی و ساده است، و تنها چیزی که واقعاً دردسرساز میشود، بیعملی است. تاریخ مراجعهای را که در قرارداد نوشتهاید در تقویم خود علامت بزنید، تهیه مفاصاحسابها را از همان روز اول شروع کنید و اگر نیاز به جابهجایی تاریخ داشتید، آن را در سکو ثبت کنید نه در گفتوگوی تلفنی.
